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Checkliste zur Planung und Vorbereitung einer Geburtstagsfeier

6 Tipps zur Planung und Vorbereitung deiner Geburtstagsfeier

Mit praktischer Checkliste

Die eigene Geburtstagsfeier soll immer etwas Besonderes sein. Gerade wenn es sich um einen runden Geburtstag handelt, heißt es, frühzeitig mit der Planung und Vorbereitung zu beginnen. Denn Fragen nach dem Umfang der Feier, der Location, der Unterhaltung und der Verpflegung müssen im Vorfeld geklärt werden.

Um dir den Stress abzunehmen, verraten wir dir 6 Tipps, wie du deine Geburtstagsfeier am besten planen und vorbereiten kannst. Mit unserer praktischen Checkliste behältst du zudem immer den Überblick.

Umfangreiche Checkliste zur Partyplanung:

Tipp 1: Die passende Location frühzeitig buchen

Mit der Suche nach der passenden Partylocation solltest du so früh wie möglich beginnen. Je nach Rahmen und Größe der Feier empfiehlt es sich, 2-3 Monate vorher damit zu beginnen. Achte bei der Buchung auf besondere Feiertage. Oftmals sind viele Locations zu diesen Zeitpunkten schon lange im Voraus ausgebucht. Möchtest du deinen Geburtstag im engsten Kreis feiern, bietet sich ein Restaurant oder Café an. Dort lassen sich, je nach Anzahl der Gäste, einzelne Tische oder kleine Veranstaltungsräume reservieren. Auch viele Hotels bieten diese Möglichkeit an. Sind das Budget und die Gästeliste nicht ganz so groß, lässt sich der Geburtstag auch in den eigenen vier Wänden oder im Garten feiern.

Für einen runden Geburtstag darf es gerne eine etwas ausgefallenere Location sein. Sehr beliebt sind besondere Orte, wie z. B. ein Schloss oder ein Schiff mit einer Show unter freiem Himmel. Behalte aber immer dein Budget im Auge und lies dir das Kleingedruckte ausführlich durch. Oftmals werden versteckte Kosten, z.B. für die Endreinigung oder eine Getränkepauschale, nicht im Angebot berücksichtigt.

Tipp 2: Versende individuelle Einladungskarten

Stehen das Datum, die Location und die Gästeliste fest, kannst du damit beginnen, deine Gäste einzuladen. Am persönlichsten gelingt dir dies mit einer selbstgestalteten und individuellen Einladungskarte. Lass deiner Kreativität freien Lauf und nutze eine unserer vielen Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten. Am besten eignen sich dazu unsere Grußkarten im 10er-Set, wie z. B. die «Grußkarten gefaltet, klassisch». Brauchst du nur wenige Einladungen, weil du nur im engsten Kreis feiern möchtest, bietet sich die «Einzelgrußkarte, gefaltet» an. Gestalte sie einfach nach deinen Wünschen und bestell sie in der benötigten Stückzahl. Achte beim Gestalten der Karten darauf, dass du den Anlass, das Datum und den Ort der Feier nicht vergisst. Bitte deine Gäste in der Einladung zudem um eine Antwort. Dazu setzt du am besten ein Datum fest, bis zu welchem dir deine Gäste eine Rückmeldung geben sollen. Das wird dir die Planung erleichtern – insbesondere, wenn es um die Kalkulation der Speisen und Getränke geht.

Tipp

Entdecke auch die modernen Grußkarten in quadratischem Format. Die schicken 14.5 x 14.5 cm großen Klappkarten gibt es im praktischen 10er-Set und mit edlen Perlmutt-Couverts. Du kannst alle Grußkarten auf der Webseite oder im ifolor Designer gestalten.

Einladungskarte selbst gestalten

Tipp 3: Halte deine Gäste auf dem Laufendem

Nicht immer lassen sich alle Details der Geburtstagsfeier in einer Einladungskarte zusammenfassen. Dabei ist das vor allem für Gäste wichtig, die von weiter her anreisen und eine Anfahrtsbeschreibung sowie eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen. Stelle daher all diese Informationen deinen Gästen auf einer Webseite, in einer Facebook- oder Chat-Gruppe zur Verfügung. Das hat den Vorteil, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und alle Gäste schnell und unkompliziert an die benötigten Informationen gelangen.

Tipp 4: Lege ein Motto fest

Lass deine Geburtstagsparty zu einem unvergesslichen Ereignis werden und überlege dir ein spannendes Motto. Egal in welchen Lebensabschnitt du bald eintrittst - die Themenvielfalt ist für jedes Geburtstagskind schier unendlich: Von einer „Fluch der Karibik”-Party mit Schatzsuche über eine Cocktail-Party mit gehobenem Dresscode bis hin zu einer Mittelalter-Party mit rustikalen Köstlichkeiten. Eine bis ins Detail durchdachte Feier mit einem witzigen Slogan und toller Dekoration bietet immer einen Grund zu kommen und zu bleiben.

Tipps zur Planung und Vorbereitung einer Geburtstagsfeier

Tipp 5: Essen hält Leib und Seele zusammen

Keine Party ohne die richtige Verpflegung. Ob Menü, á la carte oder Büffet - Achte bei der Auswahl der Speisen und Getränke darauf, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist. Denke dabei auch an Allergien oder Vorlieben, wie vegetarisches Essen. Zur Sicherheit kannst du bestehende Unverträglichkeiten oder Vorlieben vor der Auswahl des Essens bei deinen Gästen abfragen.

Geht es um die Kalkulation der Speisenmengen, erstellst du zunächst einen Speiseplan und schaust dann, wie viele Gäste zugesagt haben. Feierst du deine Geburtstagsparty in einem Restaurant oder bestellst du einen Partyservice, musst du hier nur die Anzahl an Erwachsenen und Kindern angeben, die verköstigt werden sollen. Die benötigte Menge des Essens plant dann das Lokal oder der Caterer. Möchtest du deine Gäste mit selbstgemachten Speisen versorgen, ist die Planung schon etwas schwieriger. Für das Essen gibt es eine sehr vereinfachte Faustregel: Für einen durchschnittlichen erwachsenen Esser rechnet man mit 800 Gramm pro Person. Bei Kindern bis 8 Jahren mit 200 Gramm pro Kopf. Natürlich richtet sich die Menge auch danach, wie umfangreich das Speisenangebot werden soll. Dies kann je nach Art der Geburtstagsfeier schwanken. Für eine Party, die erst 19 Uhr beginnt, werden in der Regel weniger Speisen benötigt als für eine Feier, die sich über den halben Tag erstreckt.

Tipp

Erstelle eigene Menü- und Getränkekarten für deine Geburtstagsparty. Gestalte die Karten dafür passend zum Motto oder Stil deiner Geburtstagsparty. So haben deine Gäste nicht nur das kulinarische Angebot auf einen Blick, sondern du hast gleich ein hübsches Detail für die Tischdeko.

Tipp 6: Plane ein Rahmenprogramm

Je nach Größe der Party und dem Ambiente kannst du ein paar Unterhaltungspunkte für deine Gäste einplanen. Damit dies nicht in einem straffen Zeitplan voller Stress endet, gilt hier natürlich «Weniger ist mehr». Ob und welche Programmpunkte du für deinen Geburtstag wählst, hängt vor allem vom Rahmen der Feier ab. Entsprechende Dienstleister und Mietobjekte solltest du frühzeitig reservieren bzw. buchen, damit dein Partyprogramm auch gesichert ist.

Vor allem bei einer großen Party mit vielen Gästen, die sich nicht alle kennen, kann ein kleines Programm die Stimmung auflockern und das Eis brechen. Dies gilt auch für Geburtstagspartys, die schon am Nachmittag beginnen. Eine kleine Showeinlage, lustige Spiele zum Motto der Party oder eine coole Fotoecke mit witzigen Accessoires lassen keine Langeweile aufkommen. Nicht zu vergessen ist natürlich auch ein DJ, der am Abend für tanzbare Musik und gute Stimmung sorgt.

Sind viele Kinder unter den Gästen, kannst du z. B. eine Hüpfburg mieten, eine Schnitzeljagd organisieren oder einfach eine Spiel- und Bastelecke einrichten. Dafür kannst du auch eine Kinderbetreuung buchen, die sich vor Ort um die kleinen Gäste kümmert und sie mit tollen Spielen versorgt. An manchen Locations stehen auch Spielplätze oder ein kleiner Streichelzoo für Kinder zur Verfügung. Achte also auf solche Details bereits bei der Locationsuche für deine Party.

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